Vous avez bien raison de vous réjouir. Après tout, dans un monde numérique, votre site Web est la vitrine principale de votre organisation. C’est l’espace où l'on découvre votre valeur ajoutée et les façons de s’associer à votre mission. Que ce soit vos publications sur les médias sociaux, vos infolettres ou vos activités professionnelles, toutes vos actions de communication y mèneront.

Il va donc sans dire que ce projet est important dans la vie de votre OBNL et que sa planification mérite une attention particulière. C’est un investissement conséquent dont les retombées doivent impérativement contribuer à l’atteinte de vos objectifs organisationnels.

Pour Riposte, la refonte du site Web d’un OBNL est d’abord et avant tout une opportunité de rebrasser les cartes et d’intégrer une vision de rentabilité plus globale au projet. Si vous êtes dans ce processus, nous partageons avec vous des informations qui pourraient aider votre réflexion.

Bien plus qu'un site Web?

Très souvent, la première raison qui motive les OBNL à procéder à une refonte de leur site Web repose sur l'amélioration cosmétique du site. Ensuite vient l’expérience de gestion du site qui s’avère limitative et qui empêche les gestionnaires d’effectuer facilement les changements qu’ils ou elles souhaitent accomplir. Ce sont de bonnes raisons. Toutefois, elles ne suffisent pas à bien renseigner un projet de refonte. Avoir un beau site Web et être capable de gérer facilement son contenu sont des objectifs minimaux auxquels chaque OBNL doit prétendre aux termes de son projet.

Avant de débuter, nous vous recommandons de prendre un pas de recul afin de dresser une liste des bienfaits souhaités aux termes de votre refonte :

• Passez en revue les processus entourant la gestion des formulaires de contact. Comment ces demandes sont-elles traitées, suivies, classées et intégrées à vos rapports?
• Comment votre site contribuera concrètement à l’atteinte de vos objectifs d’affaires?
• Quelles actions souhaitez-vous que vos parties prenantes y effectuent?
• Quelles sont les attentes de ces mêmes parties prenantes en termes d’expérience et de contenus?
• Comment votre site Web s’intégrera-t-il à vos processus métiers?
• Comment votre site contribuera-t-il au rayonnement de votre mission?
• Comment votre site peut-il vous aider à contrôler vos coûts et limiter votre éparpillement technologique?
• Comment mesurez-vous le succès de votre refonte?

Les conclusions de ce processus vous aideront à renseigner l'architecture du site, les services qui y seront offerts et éventuellement le choix technologique et le type de partenaire qui correspond le mieux à vos besoins.

Construire votre cahier des charges

Vous pouvez comparer la refonte de votre nouveau site Web à la construction d’une maison. Or, personne ne se lancerait dans un tel projet sans plan architectural. Ainsi, pour chacune des fonctionnalités présentes dans votre site Web, une description des comportements attendus doit être effectuée. Par exemple les processus entourant l’adhésion de vos membres, l’inscription et le paiement à vos activités, la structure, l’utilisation et les interactions avec votre base de données.

Les objectifs stratégiques de votre phase d’analyse apparaîtront et influenceront la création de votre cahier des charges. Cette analyse fonctionnelle vous guidera également dans votre choix technologique et évitera les surprises en cours de route.

Vous l’aurez compris, il est préférable d’avoir en main un cahier des charges renseigné pour lancer votre appel d’offres. N’hésitez-pas à vous faire accompagner dans cette étape qui aura une incidence importante sur le succès du projet.

Définir votre budget

Il n’y a pas de secret ici. La refonte d’un site Web qui contribue véritablement à vos objectifs nécessite un budget conséquent qui peut varier en fonction du type d’accompagnement que votre fournisseur de service vous offrira. Ainsi la taille du site, la technologie utilisée, le design désiré auront tous une incidence importante sur le budget nécessaire à la réalisation du projet. Pour contrôler les coûts associés, distribuez votre budget en fonction des priorités définies en phase d’analyse. Ceci vous permettra d’obtenir des devis clairs.

Au-delà de la création de votre site Web, n'oubliez pas de faire une place dans votre budget pour l'optimisation SEO de votre site et la configuration des outils de mesure de performance. Trop souvent, cet aspect est négligé par les OBNL. Pourtant c’est par la magie du référencement que vous positionnez sur la toile vos contenus et multipliez les chances d’être vu par les bonnes personnes, aux bons moments.

Lors de la création de votre cahier des charges, souvenez-vous que plus vos objectifs à court, moyen et long terme seront clairs et précis, plus il vous sera facile d'obtenir des propositions réalistes.

Faire un choix technologique

Le choix technologique est d’une importance capitale. Ce choix doit être guidé par des facteurs précis :

• Le coût d’utilisation de la solution
• Les fonctionnalités natives correspondantes à vos besoins disponibles
• La somme de développement sur mesure requis pour accomplir votre plan
• La pérennité de la solution
• La simplicité d’utilisation
• La qualité et la fiabilité du soutien technique offert par le fournisseur choisi

Chez Riposte nous croyons à la limitation de l’éparpillement technologique et la concentration des données. Voici un peu de lecture sur le sujet :

• Choisir Yapla pour construire votre site Web
• Utilisez vos données associatives pour créer de la valeur

Choisir son fournisseur de service

En ayant suivi ce processus, vous disposez des éléments utiles au choix de votre fournisseur de service. Comme il s’agit d’un investissement conséquent et que votre association avec ce fournisseur s’étendra dans le temps, vous devrez vous assurer des éléments suivants :

L’expertise du fournisseur dans votre secteur d’activité. Ceci vous permettra de profiter de l’expérience acquise par le fournisseur au fil du temps pour donner encore plus de cohérence et de force à votre projet.

La créativité. L’aspect graphique de votre site Web joue un rôle primordial dans le succès du projet. Il est important de choisir un fournisseur qui comprend comment donner vie à votre marque.

La réputation et la satisfaction des clients du fournisseur. Prenez le temps de valider le niveau de satisfaction de quelques clients ayant un profil similaire au vôtre dans le portfolio du fournisseur.

Les services offerts post projet. Votre fournisseur sera-t-il en mesure de vous accompagner sur le long terme et de vous aider à utiliser l’espace numérique à bon escient?

Le soutien technique. Quel type de soutien technique est offert par le fournisseur et quel est son coût d’utilisation?

Inscrire le projet de refonte dans une vision stratégique

Un nouveau site Web n’est pas une finalité en soi. C’est le début d’une aventure dans l’espace numérique. Il vous faudra le faire connaître et attirer les bonnes personnes sur celui-ci. Dans un monde idéal, votre site Web est l’un des nombreux éléments d’une bonne stratégie numérique. Si vous souhaitez en savoir plus sur notre approche, nous vous invitons à télécharger notre guide stratégique.

Équipe Riposte