Le monde change rapidement et les paradigmes entourant les pratiques en gestion associative sont en profonde mutation. C’est encore plus vrai depuis le début de la pandémie à la COVID-19. Pour attirer de nouveaux membres et partenaires, les satisfaire et ultimement, les fidéliser, les gestionnaires d’associations doivent demeurer à l’affut des dernières tendances et faire preuve d’agilité pour susciter l’engagement de leur communauté.
Plusieurs associations ont su profiter du contexte de la pandémie pour intégrer des activités de formation et de réseautage à distance. D’après ce que nous rapportent nos clients, ce contexte fut bénéfique à leur mission et leur a permis de devancer la numérisation de leur offre de services. La formule plaît. Plusieurs affirment même que les changements forcés par la pandémie ont eu un impact positif sur leurs adhésions et le taux d’engagement de leurs membres. Finalement, plusieurs de nos clients affirment : « nous étions rendus là et la pandémie nous a simplement forcés à accélérer notre virage numérique ».
Cette transition vers la numérisation, offre au monde associatif des opportunités nouvelles ainsi qu’une occasion sans précédent de revoir en profondeur l’utilisation qui est faite des données nouvellement rendues disponibles. Pour plusieurs conseils d’administration, le moment est venu d’inscrire l’innovation technologique à l’ordre du jour et de réfléchir à l’utilisation des données en termes de profitabilité et de performance.
D’accord, mais il y a données et données…
C’est vrai, la numérisation de vos données associatives s’avère un puissant outil pour transformer chaque point de contact avec votre communauté en une opportunité pour mieux la comprendre, la satisfaire et la fidéliser. Les solutions technologiques qui vous permettent de numériser des « morceaux » de votre offre de services sont légion. Pour véritablement servir votre croissance, elles doivent toutefois être intégrées judicieusement.
Souvenez-vous que le succès de votre aventure reposera principalement sur l’utilisabilité des données. Une grande quantité d’informations éparpillées à travers plusieurs systèmes opérant en silo, risque rapidement de devenir inutilisable et de demander des efforts de réconciliation conséquents pouvant même freiner voire décourager certaines initiatives. C’est pourquoi nous recommandons toujours à nos clients d’inscrire en première étape de leur voyage vers la transformation numérique, une bonne planification. Gardez en tête que les choix que vous ferez aujourd’hui auront un impact important sur la réussite de votre transformation sur le long terme.
Pour tirer le maximum de vos efforts, il est important de marquer une pause et de prendre le recul nécessaire pour mettre en place une feuille de route précise et chiffrée qui tiendra compte de vos objectifs à court terme et de vos aspirations futures. Des ponts sont également à établir entre l’optimisation de vos processus métiers, votre croissance et les besoins de votre communauté.
Centraliser vos données pour en faciliter l’activation
Il existe plusieurs catégories de données qui seront utiles au déploiement de votre stratégie numérique.
Les données issues de votre relation membre
Minimalement, votre base de données devrait vous permettre de dégager un portrait clair et à jour de votre communauté. Cette information vous permettra d’automatiser la gestion de vos cotisations, l’émission de factures et de reçus fiscaux.
- Membres
- Partenaires
- Employés
- Bénévoles
- Donateurs
Les données issues de l’engagement
Les données résultant de l’engagement de votre communauté sont une source d’informations essentielle pour renseigner votre prise de décision. L’accès à des données structurées en ce sens vous permettra d’intégrer des concepts d’amélioration continue visant à optimiser votre offre en fonction des intérêts réels de votre communauté et vous fournira un portrait financier précis qui vous permettra de prioriser vos actions.
- Participants aux formations, activités et événements
- Performance des communications
- Téléchargements
- Formulaires Web
- Historique des dons
- etc…
Parlons technologie
Accéder à un portrait clair en temps réel de vos opérations ne devrait pas être une interminable chasse aux données. L’écosystème numérique classique des associations est normalement constitué de 4 ou 5 grands composants:
- Un CRM pour la gestion des données des parties prenantes
- Un CMS pour gérer les contenus du/des site(s) Web
- Une solution d’envoi de courriels
- Une solution d’inscription aux activités et formations
- Une solution de gestion des dons
Chacune de ces solutions est constituée d’une base de données qui leur est propre. Dans ce contexte, pour établir des liens entre les actions et les membres de votre communauté, une réconciliation manuelle est très souvent requise. C’est là que le bât blesse. Ce contexte est souvent laborieux et constitue un frein qui vous empêche d’accéder à un portrait global riche et bien renseigné ainsi qu’au déploiement de nouvelles initiatives.
Idéalement, vos données d’engagement devraient s’associer dynamiquement aux données relationnelles pour comprendre l’historique d’un membre ou d’une organisation en lien avec l’utilisation de vos services.
Pour réussir votre transition numérique, vos données doivent se parler
Il existe des solutions de gestion associative comme Yapla, qui vous permettent enfin d’intégrer la gestion de votre base de données membres, votre site Web, vos communications et vos paiements au sein d’une interface unique. Ces solutions permettent de dégager en temps réel un portrait à jour de votre communauté et de leurs interactions avec votre association à travers vos différents canaux numériques.
En choisissant d’intégrer ce type de solutions, vous pourrez désormais sans effort consolider vos opérations et consulter des rapports riches qui vous aideront à renseigner votre prise de décision et offrir de nouveaux services à vos membres. Le haut niveau d’automatisation que permet ce type de solution vous permettra au passage d’optimiser vos processus métiers et gagner du temps.
Plus accessible que jamais
Les avantages financiers qui accompagnent ce choix technologique ne sont pas à négliger. En faisant ce choix, vous n’aurez plus à payer pour le développement de vos systèmes ni pour leur maintien. Ce type de solution SaaS ou No-Code sont des solutions spécialisées, pérennes et sécuritaires qui démocratisent avantageusement l’accès aux technologies.
Un parallèle intéressant peut être fait avec le commerce en ligne qui ne repose désormais que dans de rares occasions sur un développement sur mesure. Des socles technologiques comme Shopify, Lightspeed et autres offrent désormais aux utilisateurs toutes les fonctionnalités recherchées en termes de boutique en ligne. Pérennisant l’investissement et éliminant du même coup les couteux développements.
Des exemples d’utilisation des données au service des membres
L’association des agences réceptives et forfaitistes du Québec (ARF-Québec) gère, à travers son site Web, ses données membres. Elle possède en base de données toutes les informations à propos de ses membres. Leurs noms, leurs coordonnées et les services qu’ils offrent. En avril 2019 une anxiété s’installe et les forfaitistes sont inquiets du comportement des consommateurs et des retombées potentielles de la pandémie sur l’industrie du tourisme.
Très rapidement une offensive s’organise pour promouvoir les services offerts par les membres auprès du public. L’ARF procède donc à la création du portail Explore Québec qui vise à présenter dans un effort de mise en marché concerté les différents forfaits voyages disponibles au Québec et offerts par les membres. Grâce à la disponibilité des données membres et à un CMS relié à cette même base de données, la création du portail a été réalisée en un temps record. De l’idée à la mise en ligne, seulement 20 jours furent nécessaires. Un projet qui normalement pourrait voir des mois à se réaliser.
Le portail Explore Québec s’est avéré un succès retentissant, affirmant au passage le leadership de l’ARF dans son industrie. Le public a répondu présent. Le projet a été si bénéfique pour les membres en termes d’exposition, de trafic et de demandes entrantes que l’association planche en ce moment sur une version plus complète du portail et continuera pour des années à venir à mettre en commun les efforts de ses membres dans la valorisation de l’offre touristique québécoise.
Riposte contribue chaque jour à différents projets du genre. Nous aidons plusieurs associations manufacturières à utiliser leurs données membres pour positionner leur industrie à l’international à travers des portails spécialisés. Plusieurs associations utilisent nos services pour créer de nouvelles sources de revenus à travers des initiatives qui mettent en relation les membres, les partenaires et des clients. Ce type de projet est, grâce à l’accès aux données et au choix technologique, plus facile et rapide que jamais à déployer.
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Jean-François Dommercprésident - associé |
